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                          浙江大學研究生因公出國或赴港澳臺申請手續辦理流程(2019年7月2日)

                          2019年 05 月 24日 09:32
                          訪問次數:178887



                          一、出國手續

                          1. 填寫出國申請:請登陸浙江大學全日制研究生管理信息系統-因公出國(境)模塊下填寫因公出國(境)申請,上傳邀請信掃描件。填寫完整后導出打印申請表格。請辦理兩份原件表格,一份學院(系)留檔3年,一份學生留存。

                          1出訪時間和會議時間:會議時間須嚴格按照會議邀請信時間填寫。出訪時間請填寫出入境中國大陸時間(提示:在邀請函基礎上加上實際路程時間,前后亞洲內不超過2天,亞洲外不超過3天。出發時間為離開中國境時間,回來時間為抵達中國境時間)。根據《浙江大學關于研究生公派出國管理的暫行辦法(浙大研院【2006】19號)》,研究生公派出國進行聯合培養,出訪期限一般不超過一年。短期項目(≤90天)出訪時間根據出訪任務而定。

                          2邀請信掃描件:邀請函內容須符合浙江大學印發《浙江大學關于因公臨時出國(境)審批與管理工作的規定》的通知的規定。須使用正式抬頭紙,邀請人手寫簽名如邀請信為非英語的外語語種書寫,必須附上導師簽名認定的中文翻譯件

                          3定向、委培生申請出國(境):需上傳本人工作單位人事部門簽字蓋章的單位同意派出函(和邀請信掃描件合并成一個pdf上傳系統),并同時到本人工作單位辦理出國(境)手續和出國(境)任務批件。

                          2. 出國(境)審核:請攜帶(1)浙江大學研究生出國(境)申請表原件2份和(2)邀請信掃描件及(3)其他相關證明材料(如定向、委培生單位同意派出函),先后遞交至導師、學院(系)研究生科、學院黨政領導等簽署意見、簽字,最后加蓋學院(系)章。學院(系)審核材料后,在研究生管理系統-因公出國(境)模塊網上審核通過并留存1份紙質申請表3年。學院(系)網上審核通過后,學生即可辦理后續手續。

                          3. 研究生因公出國(境)狀態變更(延期回國/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程(一次出國記錄限申請一次):若因學習、研究需要確需變更出國時間、學校、導師的,請根據浙江大學研究生因公出國(境)狀態變更(延期回國/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程在派出時間到期前一個月申請國(境)外狀態變更。

                          4. 其他注意事項:

                          1)順訪任務:如有兩個時間(根據邀請信時間判斷)相連的出訪任務,則請學生將兩個邀請函合成一個PDF上傳,出訪信息填寫主任務(第一個任務)即可,但是出訪時間要填寫兩個出訪任務的總時間(即前一個任務的開始時間和后一個任務的結束時間)。如兩個任務出訪時間不相連,則不能申請順訪任務。如該任務獲得國際會議資助,主任務須為國際會議,且主任務時長須大于順訪任務時長。

                          2)出國()時間超出學習期限:出國(境)前需先至學院研究生科辦理完成延長學習期限手續:登陸浙江大學研究生信息服務平臺,填寫并打印“浙江大學研究生學籍異動申請表”。在“學籍異動”一欄內選擇“異動申請”,異動類型為延長學習年限;填寫內容為:延期時間(異動起始截止日期)、異動事由。

                          3)出國(境)時間有變更:190天以上出國(境)任務:A. 在邀請單位、出訪地、出訪總天數不變的情況下,出訪人實際出訪時間異于通過的出訪時間前后2周內的,可視作按期出訪。B. 出訪人實際出訪時間提前或延期超過2的,或出入境中國大陸月份有變動的,請聯系學院(系)退回出國(境)申請,學生修改申請表后重新提交出國(境)申請。C. 邀請單位、出訪地、出訪總天數有變動的情況下,學生需要聯系學院(系)退回申請,修改申請表后重新提交出國(境)申請。若不修改出國時間,將按原申請時間辦理學籍異動手續(出國申請審核通過后,自動生成學籍異動記錄)。(290天以下出國(境)任務,出國(境)時間如有變動,請聯系學院(系)退回出國申請,修改出國時間后重新提交申請。

                          4)境外交流期間赴第三國或其他地區:如申請人正在境外交流,欲前往第三國或其他地區參加國際會議等任務,須由本人書寫申請報告,國內導師簽署意見,國外導師(如有)出具意見函并手寫簽字,遞交學院(系)研究生科,申請報告經學院(系)分管領導簽署意見加蓋院(系)公章,并在學院(系)留檔3年。如果申請人該任務已在學院(系)備案,且須在校內走報銷流程,相關報銷流程請咨詢學校計劃財務處。

                          5)添加出訪學校:如系統中沒有出訪學校,請學生書寫“添加出訪學校申請”,導師簽署意見并簽字;請將出訪學校中英文官方名稱、官方網址、學校簡介,以及導師簽署意見簽字的申請(作為附件)發郵件(郵件名和申請報告名均命名為“添加出訪學校申請”)至yjsy_pyc@zju.edu.cn

                          6)添加國際會議:請聯系學院(系)研究生科老師在系統中遞交新增國際會議申請。

                          7)如兩個任務時間相近,來不及提前在系統中填寫第二個任務的出國(境)申請:請從系統中導出浙江大學研究生因公出國(境)申請表,手動填寫第二個任務的相關信息,聯系學院(系)提前線下辦理因公出國(境)申請審批手續,等完成第一個任務回國手續后再在系統中補辦第二個任務的線上出國(境)手續。

                          8)崗位助學金發放問題:相關事項請參考《因公出境研究生崗位助學金的發放說明》或咨詢學籍管理辦公室(紫金港校區西區研究生教育綜合樓8030571-88981401)。

                          5. 出國后續手續:

                          1)派遣證明/資助證明:如辦理簽證需要,請根據《【派遣證明】轉發外事處、本科生院、研究生院關于簡化學生辦理因公出國簽證所需派遣證明手續的通知》 前往學院(系)開具派遣證明。

                          2)護照:若尚未辦理護照,請持一份因公出國境申請表復印件到保衛處審核,辦理戶籍處理手續(詳見保衛處《各類戶籍證明及身份證補辦手續流程》),再到公安局辦理因私護照。


                          二、返校手續

                          回國兩周內,請盡快及時辦理返校手續,否則無法做學籍恢復處理,以致影響崗位助學金的發放和醫療保險的辦理。

                          1. 回國返校手續:

                          1 填寫回國資料:請在研究生管理系統-因公出國境-回國資料模塊填寫并上傳回國資料。 “護照出國回國日期”請填寫護照上蓋章的出入境中國大陸時間。請將1)護照個人信息頁、(2)出入境記錄(出入境中國大陸紅色邊檢章或行程單或登機牌或公安局出入境記錄)、(31000字以上回國總結、(42-3張在外交流照片等合并成一個pdf文件后上傳到系統,國家公派、校派、人文社科、學術新星計劃、陸氏基金、短期交流項目等項目回國資料具體要求請參考項目要求

                          2 返校學院報到:網上填寫信息后打印表格,請本人浙江大學公派出國研究生回國報告書、回國總結、護照原件等相關資料至學院(系)報到辦理入境復學手續。學院(系)研究生科老師須見到學生本人并核實護照及出入境記錄等相關信息后,網上審核通過并將紙質材料留檔3年。學生應在回國2周內辦理返校手續,本人攜帶護照原件等相應材料至學院(系)報到。根據《浙江大學關于印發《浙江大學研究生學籍管理實施辦法》的通知》(浙大發研〔2017115號),研究生未經批準連續2周未參加學校規定的教學活動;或出國(境)未經學校批準逾期2周以上未歸的,應予退學。如實際回校日期在回國后2周以上,須學生遞交情況說明,導師簽署意見并簽字,學院分管領導簽署意見并簽字加蓋院章,該情況說明紙質版學院(系)留檔3年,電子版和其他回國資料合并成一個pdf文件上傳系統回國資料。

                          2. 學籍注冊手續:“回國資料”學院(系)審核通過后,請到學院(系)辦理學籍注冊手續。如果過了注冊時間,請學院(系)負責注冊的老師發郵件到研究生管理處學籍辦公室(wl@zju.edu.cn)申請補辦注冊,請在郵件中注明學生的姓名、學號、申請補注冊的原因。崗位助學金發放問題請參考因公出國境研究生崗位助學金發放說明

                          3. 實際未出國辦理:如已填寫出國申請、學院(系)均已審核通過但實際未出國,請根據實際情況撰寫實際未出國境情況說明(內容包括本人在讀信息,本次申請出國境信息,未出國境原因),導師簽署意見并簽字,學院(系)分管領導簽署意見并簽字加蓋院章,請在研究生管理系統-因公出國(境)-回國資料-“回國資料上傳”中選擇實際未出國”,并將實際未出國境情況說明掃描件和相關證明材料掃描件合并成一個pdf文件后上傳。學院(系)保留紙質版文檔,留檔3年。

                          4. 若有報銷任務:憑因公出國境申請表、學院(系)蓋章的簽證費、保險費發票等相關原始票據至學校計財處辦理,學生出訪無需事先至行政服務辦事大廳外事處窗口領取出國、赴港澳任務批件。校派等特定項目的財務報銷請參考各項目相關通知。

                          5. 《國家公派出國留學協議書》遞交:國家公派出國留學人員須按要求簽訂《國家公派出國留學協議書》一式五份,經留基委審核通過后,將一份協議書正本遞交至學院(系)研究生科或相關出國(境)負責老師,由學院(系)留檔3年。


                          研究生培養處

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